바빴는데 무엇을 했는지 모르겠다는 말을, 지난달에만 세 사람에게서 들었다. 셋은 서로 모르는 사이고, 회사도 직무도 겹치지 않는다. 공통점은 하나였다. 일정표에 적힌 회의는 하루 한두 개뿐인데, 실제로는 종일 무언가에 답하다가 하루가 끝난다는 것.

세 사람에게 사흘씩, 자기 하루를 30분 단위로 적어달라고 부탁했다. 정밀한 기록은 아니었다. 빈칸도 많았고, 나중에 몰아서 채운 칸도 있었다. 그래도 세 장의 기록에서 각각 다른 원인이 드러났고, 그게 흥미로웠다. 증상은 같은 문장으로 표현됐지만 병목은 전부 다른 자리에 있었다.

사례 1 — 12분에 한 번씩 열어보던 사람

A는 여덟 명짜리 팀의 리더다. 기록을 세어보니 사흘 평균 마흔 번 넘게 메신저를 열었다. 근무 시간으로 나누면 12분에 한 번꼴이다. 정작 그중 실제로 답장이 필요했던 건 하루 대여섯 건이었다.

왜 그렇게 자주 여느냐고 물었더니 알림 때문은 아니라고 했다. 알림은 진작 꺼둔 상태였다. "내가 늦게 답하면 팀이 멈춘다고 생각했어요." 확인하지 않는 동안 쌓였을 무언가가 불안했던 것이다. 집중력의 문제가 아니라 믿음의 문제였다.

A가 바꾼 건 한 가지였다. 팀 채널 공지에 자기 응답 시간을 적어뒀다. 오전 11시와 오후 4시에 확인하고, 그 사이에 급한 일은 전화로. 2주 뒤에 물어보니 전화는 세 번 왔다고 했다. 나머지는 급하지 않았던 셈이다. A는 "내가 정한 규칙을 나만 알고 있었던 게 문제였다"고 말했다.

사례 2 — 짧은 답장 하나에 8분

B의 기록에는 답장에 걸린 시간이 적혀 있었다. 두세 문장짜리 회신 하나에 평균 8분. 문장을 썼다 지우고, 표현을 고르고, 상대가 어떻게 읽을지 상상하는 시간이었다.

B는 스스로를 게으르다고 여겼지만 기록은 반대를 말했다. 지나치게 공을 들이고 있었다. 하루 스무 통이면 그것만으로 두 시간 반이 사라진다. 정작 본인이 하려던 기획 문서는 사흘 내내 같은 자리에 멈춰 있었다.

B에게는 '두 줄 회신'을 허용해보자고 했다. "확인했습니다. 오후에 정리해서 다시 드릴게요." 이 두 줄이 성의 없어 보일까 봐 못 썼던 건데, 막상 써보니 아무 일도 일어나지 않았다. 오히려 답이 빨리 와서 좋다는 반응이 돌아왔다. 공들인 답장이 정말 필요했던 건 하루에 두세 건뿐이었다.

사례 3 — 같은 이야기가 일곱 군데에

C의 문제는 사람도 습관도 아니었다. 자리였다. 업무 대화가 오가는 채널이 일곱 개였다. 사내 메신저, 이메일, 프로젝트 도구의 댓글, 문자, 거기에 클라이언트마다 다른 앱.

같은 안건이 세 군데에서 따로 진행되다 보니, C는 하루의 상당 부분을 '그 이야기가 어디 있었는지 찾는 데' 썼다. 기록에는 '검색'이라고만 적힌 칸이 여럿이었다. 본인도 적고 나서야 그 칸의 수를 알았다.

C는 채널마다 용도를 한 줄로 정했다. 결정은 여기, 잡담은 저기, 파일은 이곳. 그리고 두 개는 아예 닫았다. 채널을 줄이는 일은 혼자 할 수 없어서 동료들에게 양해를 구해야 했고, 그 대화가 제일 어려웠다고 한다. 정리 자체는 30분이면 끝났다.

세 사람이 같은 단어로 불렀던 것

셋 다 처음에는 자기 상태를 '집중력이 떨어졌다'고 표현했다. 그런데 기록을 펼치자 원인은 각각 불안, 완벽주의, 흩어진 자리였다. 어느 것도 집중력 훈련으로는 풀리지 않았을 문제다.

바꾼 것도 대단하지 않았다. 공지 한 줄, 두 줄짜리 회신, 채널 정리. 굳이 공통점을 찾자면 셋 다 머릿속에만 있던 규칙을 밖으로 꺼내 눈에 보이게 만들었다는 것 정도다.

혹시 지금 비슷한 하루를 보내고 있다면, 사흘만 적어보길 권한다. 무엇을 고칠지는 그다음에 정해도 늦지 않는다. 자기 병목이 어디인지 모른 채 시작한 개선은, 대개 엉뚱한 자리를 고치고 끝난다.